県人会の幹事ガイド、会場選びから当日の進行まで
案内文の文例・会費の決め方・当日の流れ。
渋谷ガーデンルーム4F（渋谷駅西口から徒歩2分）
最終更新: 2026年9月
県人会の幹事は、同窓会の幹事より難しい場面があります。参加者の年齢が20代から70代まで開くこと、毎回初めて参加する人が混じること、そして直前まで人数が読めないことです。会場の選び方も、当日の進め方も、そこに合わせる必要があります。
ここでは幹事が決めることを5つに整理し、会場に必要な条件、そのまま使える案内文、当日の進行表までをまとめました。同窓会・クラス会との呼び分けで迷った場合はクラス会・同期会・OB会、呼び方の違いは？もあわせてご覧ください。
県人会は、同窓会とどこが違うか
どちらも「久しぶりに会う集まり」ですが、集まる理由が違います。同窓会は同じ時期を過ごした人の集まり、県人会は同じ土地から出てきた人の集まりです。共通の思い出がない相手とも同じ席になる、という前提で組み立てます。
| 同窓会・クラス会 | 県人会 | |
|---|---|---|
| 参加者のつながり | 同じ学校・同じ学年 | 同じ出身地。面識のない人も多い |
| 年齢層 | ほぼ同じ | 20代から70代まで開く |
| 初参加の人 | ほとんどいない | 毎回いる。上京したばかりの人も来る |
| 会の中身 | 懇親だけ | 総会（報告・会計）＋懇親の二部構成が多い |
| 案内の出し方 | 名簿から個別に | 会員名簿に加え、SNSや県の東京事務所経由も |
| 会場に要るもの | 思い出の上映 | マイク・スクリーン・受付。席を動ける形 |
この違いがそのまま会場選びに効きます。知らない人同士が話し始められるかどうかが、県人会の会場では一番大事です。
幹事が最初に決める5つ
案内を出す前に、この5つを決めてしまいます。ここが曖昧なまま案内すると、問い合わせが幹事に集中します。
| 決めること | 選択肢 | 迷ったときの目安 |
|---|---|---|
| 1. 対象の範囲 | 出身者だけ／在住・在勤・ゆかりのある人まで | 広げたほうが人数は安定します。案内文に一行で明記します |
| 2. 会の形式 | 総会＋懇親会／懇親会だけ | 総会を入れるなら、着席で始めて後半に動ける会場にします |
| 3. 日程 | 年度替わりの3〜4月／年末 | 上京したばかりの人を迎えるなら春です |
| 4. 会費 | 一律／世代で分ける（学生・若手を下げる） | 若い世代を増やしたいなら分けます |
| 5. 案内の手段 | 会員名簿／SNS／県の東京事務所に掲示を依頼 | 名簿は古くなります。二経路で出すのが確実です |
名簿を扱うときの注意
・メールの一斉送信は必ずBCCにします。会員の連絡先が全員に見える形は避けてください
・SNSで告知するときは、会場の住所や参加者の名前を書かず、連絡をくれた方へ個別にご案内ください
・集めた連絡先は会が終わったら幹事の手元だけに留め、共有ファイルには残さないでください
会場に必要な条件6つ
県人会の会場は、宴会の会場と同じ基準では選べません。総会の進行と、初対面の人同士の交流が、同じ部屋で続けて起きるからです。
| 条件 | なぜ要るか | 予約前に確認すること |
|---|---|---|
| 一組で貸切にできる | 総会の報告や会計の話を、ほかのお客様の前でしないため | 何名から貸切になるか |
| マイクと音響 | 年配の方の席まで会長・来賓の挨拶を届けるため | 使用料が別かどうか |
| スクリーンに映せる | 会計報告や、故郷の写真を全員で見るため | プロジェクターの有無と費用 |
| 受付を置ける場所 | 初参加の方の名札と会費のやり取りを入口で済ませるため | 入口付近にテーブルを置けるか |
| 席を移動できる | 同じ席の人としか話せないまま終わるのを防ぐため | 着席と立食のどちらも組めるか |
| 直前まで人数を動かせる | 当日欠席と飛び込み参加が必ず出るため | 人数変更の締切がいつか |
渋谷ガーデンルーム4Fでは、マイク・音響・プロジェクター・カラオケ・ビンゴ機を無料でご用意しています。会場費も0円ですので、かかるのはコース料金だけです。人数の変更は前日21時まで承っています。
【文例】総会と懇親会の案内文
総会を入れる場合は、総会と懇親会の時間を分けて書くのが要点です。総会だけ出る方、懇親会から来る方の両方がいます。【 】を置き換えればそのまま使えます。
会費を世代で分ける場合は、案内文の時点で両方の金額を出します。当日に受付で説明することになると、行列ができます。
【文例】初参加の方・若手への短い案内
上京したばかりの方や、SNSで見つけて連絡をくれた方には、短い文で十分です。ひとりで来ても大丈夫だと書くのが、いちばん効きます。
SNSに載せる場合は、会場の住所や参加者の名前を書かず、連絡をくれた方へ個別に詳細を送ります。
出欠のリマインド（締切の1週間前に一度だけ）
当日の進行（受付から締めまで）
二部構成の県人会は、時間が押しやすい会です。総会を30分で切ると決めておくと、懇親の時間が守れます。
| 時間 | 進行 | 幹事がやること |
|---|---|---|
| -50分 | 受付準備 | 名札・会費の釣銭・名簿を入口に並べる |
| -20分 | 受付開始 | 初参加の方に名札を渡し、席までご案内する |
| 0分 | 総会 開会 | 司会が開会を告げ、会長挨拶へつなぐ |
| 5分 | 事業報告・会計報告 | スクリーンに資料を映す。配布は最小限に |
| 25分 | 総会 閉会 | 時間で切る。積み残しは後日の連絡へ回す |
| 30分 | 懇親会 開会・乾杯 | 来賓や最年長の方へ乾杯の音頭をお願いしておく |
| 50分 | 歓談 | 初参加の方の席を一度回り、近い出身地の方へつなぐ |
| 80分 | 新入会員の紹介 | ひとり30秒。出身の市町村と、いまの仕事だけ |
| 100分 | 記念撮影 | 締めの前に撮る。中締め後は人が減ります |
| 110分 | 締めの挨拶 | 次回の予定を一言添えて締める |
会長挨拶・乾杯の音頭・締めの言い回しは挨拶・乾杯の音頭・締めの例文集にまとめています。そのまま読み上げられる形にしてあります。
初参加の方を放置しないための3つ
・名札に出身の市町村を書きます。「同じ町だ」で会話が始まります
・初参加の方を固めず、長く来ている方の席へ散らして配置します
・新入会員の紹介は、開会直後ではなく歓談が温まってからにします
会費の決め方と、当日までの逆算
会費は、コース料金に幹事の予備分を少し足して、切りのよい金額にします。当日の受付でお釣りのやり取りが減り、行列ができません。学生や若手を下げる場合は、その差額を一般会費に乗せて吸収します。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 3か月前 | 幹事会で日程と形式を決め、会場を仮押さえする |
| 2か月前 | 案内を発送。来賓には少し早めにお出しする |
| 1か月前 | 宛先不明で戻った分を追う。SNSでも告知する |
| 3週間前 | 返信の締切。ここでいったん人数を確定する |
| 2週間前 | 総会の資料と進行表を作る。乾杯・締めを依頼する |
| 1週間前 | リマインドを送る。名札と釣銭を用意する |
| 前日21時まで | 最終人数を会場へ連絡する |
当店では人数の変更を前日21時まで承っています。案内の締切を3週間前に置いておけば、そのあとの増減はまとめてご連絡いただければ間に合います。
渋谷ガーデンルーム4Fの場合
渋谷ガーデンルーム4Fは渋谷駅西口から徒歩2分、20名から一組貸切でご利用いただけます。フロアごと貸切になりますので、総会の報告も、会計の話も、ほかのお客様を気にせず進められます。渋谷は各県の東京事務所からも出やすく、年配の会員の方にもご案内しやすい場所です。
- マイク・音響設備が無料 — 会長や来賓のご挨拶が後ろの席まで届きます
- プロジェクターが無料 — 会計報告の資料も、故郷の写真もそのまま映せます
- カラオケ・ビンゴ機も無料 — 世代が離れた方どうしでも場が持ちます
- 会場費0円 — コース料金（約70種の飲み放題つき・税込）だけです
会費を世代で分ける場合も、お支払いは幹事の方にまとめてお願いしております。受付でお預かりした金額の内訳を、当店で分ける必要はありません。
宴会コース
ご予算・シーンで選べる、飲み放題付きコース。
竹コース
全9品 4,500円税込
迷ったらコレ。全9品＋飲み放題（平日3時間／金土日・祝前日2.5時間）の人気コース。
椿コース
全10品 6,000円税込
全10品の最上級。ローストビーフ等ごちそう尽くしの豪華コース。
梅コース
全7品 3,980円税込
飲み放題付きで4千円以内。気軽な二次会・サク飲みに。
ライトプラン
全6品 3,500円税込
全6品＋飲み放題のお手軽プラン。まずは気軽に乾杯を。
コースをチェックView all courses →
案内文に載せる会場情報（住所・最寄り駅・電話番号）は、この欄の内容をそのままお使いいただけます。
県人会の貸切コース・料金を見る →会場の詳細や貸切の流れは、貸切のご利用案内ページでもご案内しています。
人数が合わないときは、渋谷の系列5店舗から
県人会は、案内を出したあとに人数が動きます。当店で収まらない場合も、同じ渋谷エリアの系列店でご案内できます。大人数なら立食100名のガーデンパティオや立食80名のガーデンホール、少人数の支部や青年部の集まりなら20名から貸切できるガーデンルームです。
着席40名/立食65名
着席70名/立食100名
着席50名/立食80名
着席50名/立食70名
着席36名/立食45名
よくあるご質問
県人会は何名から貸切にできますか？
渋谷ガーデンルーム4Fは20名から一組貸切でご利用いただけます。これより少ない人数の場合や、逆に入りきらない場合も、渋谷の系列5店舗からご案内できますのでお電話ください。
総会と懇親会を、同じ会場で続けて行えますか？
はい。マイク・音響・プロジェクターを無料でご用意していますので、会場を移らずに総会から懇親会へ移れます。会場費も0円で、かかるのはコース料金だけです。
参加人数が直前まで読めません。いつまで変更できますか？
前日21時まで人数の変更を承っています。案内の返信締切を3週間前に置き、そのあとの増減はまとめてご連絡いただく形で間に合います。
初めて参加する方が入りやすくするには、どうすればよいですか？
受付で名札をお渡しし、出身の市町村を書いていただくのが有効です。お席は初参加の方だけを固めず、長く参加されている方の間に配置してください。
会費はどのように決めればよいですか？
コース料金に幹事の予備分を少し足し、切りのよい金額にするのが一般的です。学生や若手の会費を下げる場合は、その差額を一般の会費に乗せて調整します。
若い世代の参加が増えません。何から変えるべきですか？
会費を世代で分けること、終了時刻をはっきり示すこと、名簿以外にSNSの経路を作ることの3つが効きます。ひとりで来ても大丈夫だと案内文に書き添えてください。